ヒアリングによる事実調査

不正確な事実調査による企業のリスクを軽減

　リーガルライトの「ヒアリングによる事実調査」は、ハラスメントなどのコンプライアンス違反事案発生時に、第三者の立場から公正公平な事実調査を実施するサービスです。

　本サービスは、ハラスメントやコンプライアンス違反該当性の判断や違法性の判断、懲戒処分などに際して、公正な事実調査を実施し、調査対象者の供述内容を陳述書の形式で提供することにより、企業の適切な判断をサポートすることを目的としています。

特徴１　刑事事件の取調べ手法を用いた調査

　リーガルライトでは、検察庁における被害者や被疑者への取調べと同様の手法を用いて、ヒアリングやご提出書類の精査等の事実調査を実施します。

　検察庁において、検察官は、自ら捜査を行うほか、警察官や労働基準監督官などに対し捜査に関する一般的・具体的な指示を行い、適正な捜査の実現を目的として捜査の指揮を執ります。また、検察事務官は、検察官を補佐し、その指揮を受けて取調べなどの捜査を行います。

　リーガルライトでは、検察事務官として8,000件以上の取調べに従事した代表が検察庁における被害者や被疑者への取調べと同様の手法を用いて、ヒアリングや関連書類の精査等の事実調査を実施します。

公正公平な事実調査

　検察庁の第一線の現場で捜査官として8,000件以上の取調べに従事した弊社代表が、ヒアリングをはじめとしたすべての事実調査を実施します。

　刑事事件の取調べと同様の手法を用いて第三者の立場から調査を行うことで、貴社の迅速かつ公正公平な調査を支援します。

事実確認を目的とした調査

　当社では事実調査はあくまでも事実の確認に徹することがベストな方法だと考えており、行為者への自戒を促す発言や、相談者への必要以上の共感は行いません。

　一見、冷たいように感じられるかもしれませんが、適正な調査や事実確認を実現することが、働きやすい環境へとつながり、ハラスメントやコンプライアンス違反によって苦しむ人々の力になれるものと考えています。

訴訟を見据えた正確な聴取

　ハラスメントやコンプライアンス違反該当性の判断資料となる事実のほか、万が一の訴訟に備えて、各種指針を含む関連法令への該当性、行為の違法性、同種判例への該当性や類似性、社内規程への該当性をふまえた聴取を行います。

特徴 2　”陳述書”による調査結果報告

　事実調査の内容をふまえ、相談者や行為者等の供述人名義の陳述書の作成を支援します。リーガルライトで陳述書の作成をサポートをすることで、第三者の立場から供述人が伝えたい情報を整理するとともに、調査後に企業が実施する事実確認に必要な情報を盛り込むことが可能となります。

　また、陳述書の作成により、供述人が貴社に「伝えたい情報」と「伝えたくない情報」が明確になることで、その後のトラブルを未然に防ぐことにもつながります。

　”陳述書”とは？

　陳述書とは、見聞きしたり考えていることを”陳述する＝述べる”形式で書かれた本人（ヒアリング対象者）名義の文書で、ヒアリング担当者がその名義で作成した報告書とは形式や効果が異なります。
　ヒアリング対象者自身で陳述書を作成した場合、一方的な主張にとどまってしまったり、伝えたい内容が説明しきれていないなど、事実関係の把握に必要な情報が不足するケースがみられることなどから、現在、多くの企業において、担当者はヒアリング実施後に報告書を作成しています。

　しかし、弊社では、ヒアリング対象者の伝えたい内容を正確に記載し、ヒアリング対象者と担当者の意図の行き違いによる以後のトラブルを防ぐため、従来の報告書ではなく、陳述書の作成をお勧めしております。

公正公平な事実調査の補完

　陳述書は、聴取内容を最小限の分量で正確かつ公正に記載することで、適正な事実調査を補完します。また、高い客観性及び正確性から、訴訟の一次資料としてもご利用いただけます。

捜査手続の準用による高い信用性

　検察庁における供述調書作成手順を準用し、供述人の署名がある陳述書を作成します。

　この陳述書は、ヒアリング担当者が供述内容を独自に記した報告書とは異なり、訴訟でも信用性の高い証拠となります。

　供述人が内容を確認して署名をした陳述書は、報告書のみ作成した場合に起こり得る行き違いやトラブルを未然に防ぎ、再調査のリスクを減らし、迅速な事実確認を可能にします。

事業者の義務を果たしたことの証拠書類

　ヒアリング担当者が一方的に作成することが可能な報告書とは異なり、当社で作成した陳述書は、貴社が、適正な事実調査、迅速かつ正確な事実確認をおこなった証拠書類としての性質を有します。

　これは、万が一、訴訟等に発展した場合でも、事業者として義務を果たした重要な証拠となります。

法令上、事業主に義務付けられた措置

1．事業主の方針の明確化及びその周知・啓発

2．相談（苦情を含む）に応じ、適切に対応するために必要な体制の整備

3．職場におけるハラスメントへの事後の迅速かつ適切な対応

4．併せて講ずべき措置（プライバシー保護、不利益取扱の禁止等）

※このほか、職場における妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントについては、その原因や背景となる要因を解消とするための措置が含まれます。

参照
・事業主が職場における優越的な関係を背景とした言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針（令和２年厚生労働省告示第５号）
・事業主が職場における性的な言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針（平成18年厚生労働省告示第615号）
・事業主が職場における妊娠、出産等に関する言動に起因する問題に関して雇用管理上講ずべき措置等についての指針（平成28年厚生労働省告示第312号）
・子の養育又は家族の介護を行い、又は行うこととなる労働者の職業生活と家庭生活との両立が図られるようにするために事業主が講ずべき措置等に関する指針（平成21年厚生労働省告示第509号）

上記措置の具体的な内容（抜粋）

・「相談窓口の担当者、人事部門又は専門の委員会等が、相談者及び行為者の双方から事実関係を確認すること。その際、相談者の心身の状況や当該言動が行われた際の受け止めなどその認識にも適切に配慮すること。また、相談者と行為者の間で事実関係に関する主張に不一致があり、事実の確認が十分にできないと認められる場合には、第三者からも事実関係を聴取する等の措置を講ずること。」

・「対応に当たっては、公正な立場に立って、真摯に対応しなければなりません。」

・「「広く相談に対応」とは、職場におけるハラスメントが現実に生じている場合だけでなく、その発生のおそれがある場合や、職場におけるハラスメントに該当するか否か微妙な場合も幅広く含めることを意味します。」

・「相談に対する「適切な対応」には、いわゆる「二次被害（相談者が相談窓口の担当者の言動などによってさらに被害を受けること）」を防止するために必要な事項も含まれます。」

・「相談・苦情を受けた後、問題を放置しておくと、問題を悪化させ、被害を拡大させてしまったり、適切に対応してくれない（事業主の義務を果たしていない）と誤解を受けることになりますので、初期の段階での迅速な対応が必要です。」

・「セクシュアルハラスメントについては、性的な言動があったことが事実関係の確認で重要となってくるのに対し、パワーハラスメントや妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントは、業務上の必要性や、その言動の前後関係も含めて判断する必要がある点に、留意する必要があります。」

参照
令和4年度版　職場における・パワーハラスメント対策・セクシュアルハラスメント対策・妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント対策は事業主の義務です！／「あかるい職場応援団」厚労省HP

「ヒアリングによる事実調査」の用途

　リーガルライトの「ヒアリングによる事実調査」は、ハラスメントなどのコンプライアンス違反事案における事実確認を目的として、①相談者・通報者・行為者・目撃者等の関係者に対するヒアリング、②ヒアリングに要する関係証拠の精査、③ヒアリング結果を記載した報告書や陳述書の作成を一括して行うサービスです。

　調査結果は、法令で事業者に義務付けられた事実確認や、関係者の処分の決定、再発防止策の策定を容易にするほか、ハラスメント該当性判断の基礎資料や、訴訟化した場合の一次資料としてもご利用いただけます。

聴取事項

　ハラスメント事案におけるヒアリングにおいては、下記事項のほか、事案に即した聴取を行います。その他のコンプライアンス違反事案や聴取事項の詳細等につきましては、当社までお問い合わせください。

事実関係
ハラスメント該当性に関連する事実
被害者に対する配慮に必要な事実
行為者に対する措置の実施に必要な事実
再発防止に向けた事実

「ヒアリングによる事実調査」の詳細

聴取方法

　すべての事実調査は、原則としてZoomを利用したオンライン形式により実施いたします。

　貴社が録音･録画を希望され、かつ供述人の了承が得られた場合は、Zoomの録画機能等を利用した調査が可能です。

聴取時間

　１回当たりの所要時間は厚生労働省の推奨する50分以内に設定しています。

　ヒアリングの実施は、ヒアリング対象者の勤務時間内での実施をお勧めしております。当社の営業時間外でも柔軟に対応いたしますのでご相談ください。　

聴取回数

　必要最小限の時間・回数・対象者で最大限の効果を得ることを心掛けておりますが、事実確認に必要な聴取回数は実際に聴取を進めていかないと分かりません。当社では、安心して本サービスをご利用いただくために、パッケージプランをご用意しております。事案の概要や関係者の人数等に応じ、ご要望に沿った最適なプランをご提案させていただきますのでご相談ください。